Nápravná a preventivní opatření jsou nedílnou součástí řízení procesů v systému řízení jakosti v každé organizaci, která usiluje o neustálé zlepšování a plnění požadavků standardů, jako je například ISO 9001.
Co se však stane poté, co jsou tato opatření zavedena? Zde přichází na řadu přezkoumání jejich účinnosti – důležitý proces, který potvrdí, že zvolená opatření zafungovala tak, jak bylo plánováno.

Význam a cíl přezkoumání účinnosti opatření

Každé opatření, ať už nápravné nebo preventivní, by mělo být přezkoumáno, aby se zjistilo, zda skutečně splnilo svůj účel. Bez tohoto kroku si nemůžeme být jisti, že zavedená opatření byla správná, a problém se může v budoucnu znovu objevit.
Přezkoumání účinnosti je proto klíčové pro dosažení trvalých výsledků a pro předcházení opakování problémů, které by mohly vést k dalším neshodám nebo rizikům.

Cílem přezkoumání je zajistit, že přijatá opatření vedou k trvalému odstranění problému nebo prevenci jeho vzniku. Jednoduše řečeno, efektivní přezkoumání ověřuje, zda byla opatření skutečně účinná a zda splnila svůj účel.

Kritéria účinnosti opatření

Co znamená „účinnost“ v kontextu opatření?

Účinnost nápravných a preventivních opatření lze definovat jako schopnost těchto opatření plnit svůj cíl – tj. odstranit nebo předejít problémům. Pokud opatření nejsou účinná, problém se může opakovat, což znamená, že opatření bylo buď špatně navrženo, nebo nesprávně implementováno.

Jaká kritéria lze použít pro hodnocení účinnosti?

K monitorování účinnosti opatření je důležité definovat konkrétní metriky a ukazatele. To nám umožní sledovat a vyhodnocovat účinnost opatření na základě kvantitativních dat:

• Snížení počtu neshod: Pokud počet neshod po zavedení opatření klesá, můžeme považovat opatření za účinné.
• Eliminace opakování problému: Klíčové je, zda problém, který vedl k nápravnému opatření, byl skutečně odstraněn a zda nedochází k jeho opakování.
• Definice klíčových kritérií výkonnosti (KPI – key performance indicator): Účinnost lze měřit také na základě definovaných ukazatelů výkonnosti (například počet výpadků stroje za měsíc s jasně definovanou cílovou hodnotou). Tyto ukazatele bývají nejčastějším kritériem pro ověření účinnosti.

Proces přezkoumání účinnosti

Jak často by mělo probíhat přezkoumání účinnosti?

Frekvence přezkoumání závisí na závažnosti problému a komplexnosti opatření. Většina organizací přezkoumává účinnost opatření v rámci pravidelných auditů nebo kontrolních procesů. Doporučuje se provést první přezkoumání brzy po implementaci opatření, aby bylo možné rychle identifikovat případné nedostatky. Někdy ale může být vhodné počkat až několik měsíců, aby byl získán dostatečný počet dat pro vyhodnocení.

Kdo by měl být zapojen do procesu přezkoumání?

Do přezkoumání účinnosti by měli být zapojeni klíčoví členové týmu, kteří jsou odpovědní za implementaci opatření a mají znalost daného procesu, vedoucí týmů a pracovníci oddělení kvality.

Jaké metody použít pro přezkoumání účinnosti?

Mezi hlavní metody přezkoumání účinnosti opatření patří:

• záznam dat a analýza trendů (například měření teploty v nově upraveném chlazeném skladu),
• auditní zprávy z interních nebo externích auditů (pro ověření toho, zda se objevují nálezy nasvědčující tomu, že problém nebyl vyřešen)
• Pravidelná fyzická kontrola na místě (vizuální kontrola čistoty prostor).
• Pravidelné vzorkování a vyhodnocení vzorku (ověření zmetkovosti v optimalizované výrobě).

Tyto nástroje umožňují identifikovat, zda byla opatření účinná a jak se zlepšila kvalita procesů.

Výstupy přezkoumání

Jaké možné závěry mohou z přezkoumání vyplynout?

Z výsledku přezkoumání mohou vyplynout různé závěry:

• Účinné opatření: Pokud opatření splnilo svůj účel, je možné ho uzavřít jako úspěšné.
• Nutnost dalšího zlepšení: V některých případech může být opatření částečně účinné, ale vyžaduje další úpravy nebo rozšíření.
• Selhání opatření: Pokud opatření nevedlo k žádnému zlepšení, je třeba se vrátit k analýze kořenové příčiny a přehodnotit přístup.

Dokumentace výsledků

Výsledky přezkoumání by měly být vždy pečlivě dokumentovány. Tato dokumentace slouží nejen k internímu hodnocení, ale také jako důkaz pro externí audity.