Představte si situaci: ve výrobní hale se objeví problém, ale nikdo jej nenahlásí. Proč? Možná zaměstnanci nechtějí být tím, kdo „přinese špatné zprávy“, nebo zaměstnanec chybu sám způsobil a nyní je jeho první reakcí ji ututlat, nebo mají zaměstnanci pocit, že to raději vyřeší potichu sami a vyhnou se byrokracii navíc. To jsou jen některé možné důvody. Realita je však taková, že zatajení a nevyřešení neshody může vést k mnohem větším problémům v budoucnosti. V tomto článku se podíváme na psychologii zaměstnanců při vypisování neshod a nabídneme praktické tipy, jak je motivovat, aby byli při jejich hlášení otevření a aktivní.

Psychologické bariéry v hlášení neshod

Proč někteří zaměstnanci váhají s hlášením neshod? Příčiny mohou být různé ,například tyto:

• Strach z trestu: Zaměstnanci se často obávají, že nahlášení chyby povede k jejich postihu, ať už finančnímu, nebo reputačnímu. Tento strach může pramenit z firemní kultury, která klade důraz na výkon a neúspěchy vnímá negativně.
• Tlak na výkon: Když jsou zaměstnanci pod tlakem, aby splnili cíle nebo dodrželi termíny, mohou mít pocit, že hlášení neshod zpomalí procesy a tím ohrozí jejich výkonnostní ukazatele (díky čemuž budou ve výsledku nepřímo potrestáni nějakou formou „trestu“, zpravidla finančního).
• Pocit selhání: Někteří zaměstnanci vnímají neshody jako osobní selhání, což je odrazuje od jejich nahlášení. Nechtějí si připustit, že k problému vůbec došlo.
• Nepochopení významu hlášení: Někteří zaměstnanci nemusí chápat, jak důležité je hlásit i drobné neshody, které mohou mít v budoucnu velký dopad na kvalitu produktů nebo procesů.

Vytváření kultury otevřenosti a bezpečí

Abychom zaměstnance motivovali k tomu, aby hlásili neshody, je nezbytné vytvořit kulturu otevřenosti a bezpečí. Jedině to, že zaměstanci nebudou mít strach z postihu souvisejícím z nahlášení neshod, nám umožní mít přehled o problémech, které nastávají a mohou mít negativní dopad na kvalitu, bezpečnost výrobku a ve výsledku i na náklady.

Kulturu otevřenosti a bezpečí lze zajistit nekolika způsoby:

• Podpora ze strany vedení: Vedení by mělo být aktivním podporovatelem hlášení neshod. Zaměstnanci musí vědět, že nahlášení neshody není důvodem k obvinění, ale příležitostí ke zlepšení.
• Politika „bez viny“ (no blame): Zaměstnanci by měli mít jistotu, že za nahlášení neshody nebudou trestáni. A to především i ve chvíli, kdy chybu sami způsobí. Naopak, musí cítit, že jejich aktivita přispívá k celkovému zlepšení organizace.
• Pozitivní zpětná vazba: Když zaměstnanec nahlásí neshodu, měl by mít pocit, že je nahlášení bráno pozitivně, ať jde o jakkoliv nepříjemnou událost. A že bude nahlášená neshoda vyřešena tak, aby už k ní nedocházelo.

Motivace a odměny za hlášení neshod

Kromě kultury otevřenosti mohou být zaměstnanci motivováni i odměnami a uznáním. Ty nemusí být nutně finanční, ale mohou zahrnovat:

• Veřejné uznání: Chvála během porad nebo v interních zpravodajích může zaměstnance povzbudit k dalšímu aktivnímu hlášení.
• Zapojení do řešení: Když zaměstnanec nahlásí neshodu, může být zapojen do procesu jejího řešení. To mu poskytne pocit spoluzodpovědnosti a vlivu na výsledný stav.

Zjednodušení procesu hlášení neshod

Jedním z důvodů, proč zaměstnanci neshody nehlásí, může být složitý nebo časově náročný proces jejich hlášení. Řešením je zjednodušit a zpřístupnit proces. To může zahrnovat:

• Jednoduché formuláře: Snížení administrativní zátěže tím, že budou formuláře stručné a jasné.
• Anonymní hlášení: Některé organizace nabízejí možnost anonymního hlášení, což zaměstnancům umožňuje nahlásit problémy bez obav z osobních následků.
• Technologická podpora: Využití mobilních aplikací nebo online systémů může usnadnit a urychlit proces hlášení.

Vzdělávání a školení zaměstnanců

Zaměstnanci často neshody nehlásí, protože nevědí, jaký mají skutečný dopad na firmu. Školení a vzdělávání mohou tento nedostatek odstranit:

• Školení o důležitosti hlášení neshod: Zaměstnanci by měli rozumět tomu, proč je důležité každou neshodu nahlásit a jaký to má dlouhodobý přínos pro kvalitu a bezpečnost. Toto je velmi důležité. V praxi se velmi často setkáváme s tím, že zaměstnanci nemají tušení o tom, že neshody je potřeba někam nahlásit, případně neví komu, a že je s tím spojen celý proces jejich vyšetřování, hledání příčiny a definování opatření.
• Příklady z praxe: Prezentace reálných situací, kdy hlášení neshody vedlo k výraznému zlepšení, může zvýšit povědomí o důležitosti těchto hlášení.

Role vedení a manažerů

Manažeři mají klíčovou roli v tom, jak zaměstnanci vnímají hlášení neshod. Vedení příkladem je zásadní:

• Otevřená komunikace: Manažeři by měli aktivně povzbuzovat zaměstnance k tomu, aby hlásili problémy.
• Pravidelná zpětná vazba: Je důležité, aby zaměstnanci věděli, co se stalo s jejich nahlášenou neshodou. Tato zpětná vazba jim poskytuje pocit, že jejich hlášení mělo smysl.

Závěrem

Hlášení neshod je nezbytnou součástí zajištění kvality a bezpečnosti ve firmě. Zaměstnanci by měli být motivováni k tomu, aby neshody hlásili bez obav, a organizace musí vytvořit prostředí, kde je hlášení považováno za pozitivní krok k růstu a zlepšení. Klíčem je otevřenost, podpora vedení, jednoduchý proces a pravidelné vzdělávání. Takto může firma dosáhnout lepšího zapojení zaměstnanců a zároveň zajistit, že bude moci včas řešit problémy a předcházet jejich opakování.