Každá organizace se skládá z procesů, které tvoří její základní stavební kameny. Ale ne všechny procesy mají stejný význam, cíle nebo přínos. Rozdělení procesů do různých kategorií – takzvaná typologie procesů – umožňuje organizaci lépe pochopit, jak každý proces přispívá k dosažení celkových cílů. Typologie procesů je tak klíčem ke strategickému plánování, efektivnímu řízení a alokaci zdrojů. Tento článek se zaměřuje na to, proč je důležité procesy rozlišovat a jaké praktické kroky můžete podniknout, aby vám typologie procesů přinesla maximální hodnotu.
Základní typy procesů
Existují tři hlavní kategorie procesů, které můžeme v organizacích rozlišit:
- Hlavní procesy (v a.j. Core Processes)
- Charakteristika: Hlavní procesy jsou ty, které přinášejí přímou hodnotu zákazníkům. Jedná se o klíčové činnosti organizace, které jsou často hlavním důvodem, proč si zákazníci vybrali právě tuto firmu.
- Příklady: Výroba produktu, dodávka služby, distribuce zboží. Pro softwarovou společnost to může být vývoj a implementace softwaru, zatímco pro restauraci je hlavním procesem příprava a servírování jídla.
- Podpůrné procesy (v a.j. Support Processes)
- Charakteristika: Podpůrné procesy nevytvářejí přímou hodnotu pro zákazníka, ale umožňují hlavním procesům probíhat hladce. Zajišťují, že vše potřebné pro realizaci hlavních procesů je dostupné a funkční.
- Příklady: IT podpora, lidské zdroje, účetnictví, nákup.
- Řídicí procesy (v a.j. Management Processes)
- Charakteristika: Tyto procesy se zaměřují na řízení, plánování a kontrolu. Řídící procesy určují, jak bude organizace dosahovat svých cílů, monitorují její výkon a zajišťují, že je v souladu se stanovenou strategií.
- Příklady: Strategické plánování, řízení a kontrola kvality, finanční řízení.
Proč rozlišovat jednotlivé typy procesů?
Rozdělení procesů na různé typy pomáhá organizaci lépe strukturovat, řídit a optimalizovat její činnosti. Níže jsou uvedeny hlavní přínosy tohoto rozdělení:
- Optimalizace zdrojů: Když organizace jasně identifikuje hlavní, podpůrné a řídící procesy, může lépe přidělovat zdroje tam, kde přinášejí nejvyšší hodnotu. Například hlavní procesy, které přímo ovlivňují zákazníka, mohou mít vyšší prioritu při alokaci zdrojů než podpůrné procesy.
Zde je ale nutno pamatovat na to, že žádná společnost nemůže bez dobře fungujících podpůrných procesů dlouhodobě dobře fungovat. Při zvažování alokace zdrojů může typologie procesů usnadnit rozhodnutí o tom, které interní procesy je nutno zachovat a zajistit pro ně lidské zdroje a které procesy externalizovat (outsourcovat). - Zvýšení efektivity: Typologie procesů umožňuje snadno odhalit duplicity, neefektivní kroky a oblasti pro zlepšení. Podpůrné procesy, které podporují více hlavních procesů, lze často standardizovat a zefektivnit, čímž se sníží náklady a zrychlí celý procesní tok.
- Jasná odpovědnost a struktura: Díky typologii procesů je jasné, kdo je za co odpovědný a jaké jsou cíle jednotlivých procesů. Organizace s dobře definovanou typologií procesů může snadněji implementovat nové pracovní postupy, rozdělit odpovědnosti a sladit týmové cíle.
- Podpora strategického plánování: Typologie procesů hraje důležitou roli ve strategickém řízení, protože poskytuje přehled o tom, jakým způsobem každý proces přispívá k dosažení dlouhodobých cílů organizace.
Jak správně rozlišit typy procesů v organizaci
- Definování cílů a přínosu procesů: Zaměřte se na identifikaci hlavního cíle každého procesu. Pokud proces přímo ovlivňuje zákazníka nebo zvyšuje hodnotu produktu/služby, jde pravděpodobně o hlavní proces.
- Identifikace přímé a nepřímé hodnoty: Pokud proces nepřináší přímou hodnotu zákazníkům, ale umožňuje hladké fungování hlavních procesů, je podpůrný. Naopak procesy, které monitorují, řídí nebo zlepšují ostatní procesy, jsou řídící.
- Využití nástrojů usnadňujících identifikaci procesů: Procesní mapy, SIPOC diagramy a další nástroje vám mohou pomoci analyzovat a kategorizovat procesy. SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) je efektivní nástroj, který pomáhá definovat vstupy, výstupy a hodnotu procesů.
Praktické kroky k zavedení typologie procesů
- Analýza současných procesů: Proveďte analýzu všech aktuálních procesů v organizaci. Pomocí rozhovorů s klíčovými zaměstnanci nebo pozorování můžete zjistit, které procesy patří do každé kategorie.
- Vytvoření procesní mapy organizace: Procesní mapa je v tomto případě vizuální nástroj, který vám pomůže vizuálně zobrazit to, jak jednotlivé procesy „spolupracují“ (výstup jednoho procesu může být vstupem pro další) a o jaký typ procesu se jedná. Použijte barevné kódování nebo jiné vizuální prvky pro odlišení hlavních, podpůrných a řídících procesů.
Velmi zjednodušený příklad (bez vstupů a výstupů jednotlivých procesů) vizualizace typů procesů je uveden zde:
- Školení a komunikace s týmem: Zajistěte, aby všichni členové týmu rozuměli typologii procesů a jejím přínosům. Zaměstnanci by měli chápat, proč je důležité rozlišovat jednotlivé typy procesů a jak jim to pomáhá v jejich každodenní práci.
- Monitorování a revize typologie procesů: Jakmile je typologie zavedena, je důležité ji pravidelně kontrolovat a přizpůsobovat změnám v organizaci. Procesy se vyvíjejí, a proto by měla být i jejich typologie flexibilní.
Nejčastější chyby a problémy při rozlišování procesů
- Chybné zařazení procesů: Pokud jsou procesy zařazeny nesprávně, může to vést ke špatnému řízení zdrojů. Například, pokud je důležitý hlavní proces považován za podpůrný, nemusí mu být věnována dostatečná pozornost.
- Přílišná složitost: Někdy organizace zavádějí složité typologické struktury, které jsou těžko srozumitelné. Typologie procesů by měla být přehledná a jednoduše aplikovatelná.
- Nedostatečná komunikace s týmem: Pokud zaměstnanci nepochopí význam typologie procesů, mohou mít problém s jejím praktickým použitím. Efektivní komunikace je klíčem k úspěchu.
Přínosy zavedení typologie procesů
- Lepší alokace zdrojů: Typologie procesů umožňuje organizaci efektivněji využívat zdroje a prioritizovat klíčové činnosti.
- Snadnější identifikace oblastí pro zlepšení: Díky jasně definovaným typům procesů je snazší odhalit oblasti, které mohou být optimalizovány nebo které vyžadují změnu.
- Podpora růstu a inovací: Dobře řízené procesy a jejich typologie zajišťují stabilní základ pro dlouhodobý růst organizace a její schopnost adaptovat se na změny.
Co si zapamatovat?
Typologie procesů je základem pro efektivní řízení organizace. Jasné rozdělení procesů na hlavní, podpůrné a řídící přináší přehlednost, efektivitu a zvyšuje schopnost organizace dosáhnout strategických cílů. Zavedení typologie procesů je jednoduchý, ale velmi účinný krok, který může přinést dlouhodobé přínosy.
Pro organizace, které chtějí zlepšit svou strukturu a efektivitu, je typologie procesů nezbytným krokem. Doporučujeme začít analýzou a vytvořením základní procesní mapy, která pomůže rozlišit typy procesů a identifikovat oblasti pro zlepšení. Využití typologie procesů vám pomůže vytvořit pevný základ pro stabilní růst a efektivní řízení celé organizace.
