Interní audity hrají klíčovou roli v řízení kvality a souladu s normami jako je ISO 9001, GMP či GDP. Ať už probíhají ve výrobní firmě, logistickém centru nebo v laboratoři, jejich skutečný přínos nezáleží jen na tom, zda jsou naplánované a provedené včas. Rozhodující je, jaký mají přístup, jakým způsobem se získávají data a co se s nimi dál děje. Mnoho firem podceňuje potenciál interních auditů a vnímá je jen jako nutnou administrativu. V horším případě jsou interní audity postrachem pro zaměstance a vzbuzují atmosféru strachu.
Tento článek ukazuje, jak z auditů udělat skutečně efektivní nástroj pro zlepšování.

Plánování auditů

Plánování interních auditů by nemělo být pouhou formalitou nebo výsledkem setrvačnosti. Kvalitní program auditů začíná strategickým pohledem na procesy a jejich výkonnost. Namísto mechanického rozdělení auditů podle oddělení nebo kapitol normy je efektivnější přístup založený na rizicích. Znamená to analyzovat, kde jsou největší problémy, reklamace, změny nebo incidenty a podle toho přizpůsobit plán. Auditní plán by měl být zároveň flexibilní – pokud dojde ke změnám v organizační struktuře, v klíčových postupech nebo v požadavcích zákazníků, měl by se aktualizovat.

Dobrý auditní plán není jen o tom, co a kdy se bude auditovat, ale i proč. Měl by se jasně propojit s cíli kvality, firemní strategií a klíčovými procesy. Interní audit pak přestává být izolovanou aktivitou a stává se součástí širšího systému řízení.

Výběr auditorů

Auditor není nepřítel.

Volba správných auditorů je jedním z nejdůležitějších faktorů úspěšného auditního systému. Auditor by musí být především nezávislý – to znamená, že nesmí auditovat vlastní činnost nebo oblast, na kterou má přímý vliv. Kromě odborné kvalifikace je důležitá i osobnostní výbava. Dobrý auditor umí vést rozhovor bez předsudků, naslouchá, pozoruje a dokáže zachytit souvislosti, které nejsou na první pohled patrné.

Školení auditorů by mělo zahrnovat nejen znalost normy a požadavků, ale také měkké dovednosti – práci s otázkami, techniky rozhovoru a schopnost vytvářet atmosféru důvěry. Doporučuje se pravidelně organizovat kalibrace nebo interní workshopy, kde se auditoři učí jednotně interpretovat požadavky a sdílejí zkušenosti z praxe. Tím se zvyšuje konzistentnost výstupů a profesionalita celé auditní skupiny.

Komunikace před auditem

Vhodnou komunikací zajistíte efektivní průběh auditu.

Transparentní komunikace s auditovanými útvary je před auditem klíčová. Cíle a rozsah auditu by měly být jasně definovány a včas předem oznámeny. Auditované jednotky musí mít dostatek času na přípravu potřebných dokumentů a informací, což přispívá k hladkému průběhu samotného auditu.

Poznámka: výjimkou komunikace je případ, kdy je potřeba udělat tzv. neplánovaný audit, který je zpravidla reakcí na zjištěný problém, kdy záměrně nechceme auditovanému oddělení dát čas na přípravu a chceme poznat, jak činnosti standardně probíhají (je podezření, že by ohlášený audit mohl vést k zásadní změně chování zaměstnanců a nebylo by možné daný problém správně ověřit).

Realizace auditu

Audit není prováděn kvůli trestání lidí za zjištěné neshody, ale je klíčový pro zlepšování interních procesů.

Každý audit by měl být systematický a objektivní. Auditor si musí připravit detailní checklisty, které mu pomohou cíleně zaměřit audit na oblasti s nejvyššími riziky. Během auditu by měly být důsledně sbírány objektivní důkazy a jasně dokumentována všechna zjištění. Důležité je udržovat otevřený dialog s auditovanými, díky čemuž je možné hlouběji pochopit příčiny nalezených problémů.

Kvalitní audit vychází z otevřeného dialogu, kladení otevřených otázek a aktivního naslouchání. Důležité je také pozorování pracovního prostředí a chování zaměstnanců – často právě tam lze odhalit systémové slabiny, které se v dokumentaci vůbec neobjeví. Cílem interního auditu by nemělo být nachytání na drobnostech, ale hledání příležitostí ke zlepšení.

Samotný průběh auditu je často rozhodujícím momentem pro vnímání celé akce (a budoucách auditů) ze strany auditovaných. Pokud je audit pojat jako formální kontrola nebo dokonce jako výslech, málokdo bude ochoten otevřeně sdílet skutečný stav věcí a naopak se bude snažit nedostatky skrýt. Když se však auditor staví do role partnera ve zlepšování, dokáže vytvořit atmosféru spolupráce, kdy budou jakékoliv problémy konstruktivně řešeny.

Zpráva z auditu

Snažte se nevnášet emoce, buďte přesní v popisu zjištění a objektivní.

Výstupem auditu je zpráva z auditu, která by měla být vždy jasná, objektivní a srozumitelná pro všechny zúčastněné strany. Měla by obsahovat detailní popis identifikovaných silných a slabých stránek auditovaného procesu, konkrétní zjištění (nálezy) včetně rizik, která z nich vyplývají, a jasně formulovaná doporučení na odstranění či minimalizaci těchto nedostatků.
Zásadní je respekt k auditovanému – tón zprávy by měl být věcný, konstruktivní a profesionální.

Způsob, jakým jsou zaznamenána zjištění z auditu, má přímý vliv na to, jak budou přijata a jak s nimi bude organizace pracovat.
Každé zjištění by mělo být podloženo fakty – ideálně důkazem z pozorování, rozhovoru nebo dokumentace.

Při formulaci závěrů je dobré rozlišovat mezi neshodami a doporučeními.
Tato kategorizace pomáhá prioritizovat následné kroky a zaměřit pozornost na skutečně důležité oblasti.
Je vhodné zavést jasnou klasifikaci nálezů s ohledem na zaměření společnosti (například doporučení, malé, velké nebo kritické zjištění)

Následná opatření a sledování jejich účinnosti

Definice vhodných opatření a sledování jejich účinnosti jsou klíčem k úspěchu.

Audit nekončí předáním zprávy z auditu. Důležité je stanovit konkrétní opatření, odpovědné osoby a termíny jejich realizace. Plnění definovaných opatření musí být pravidelně sledováno. Průběžné ověřování efektivity provedených opatření je klíčové k potvrzení správnosti nadefinovaných opatření.

Zjištění z auditu mají smysl pouze tehdy, pokud vedou k nápravě a zlepšení. Nápravná opatření by měla být stanovena na základě analýzy příčin – nikoliv jen jako reakce na symptomy. To znamená, že organizace musí jít do hloubky, hledat systémové příčiny problémů a přijímat opatření, která jsou realistická, měřitelná a kontrolovatelná.

Nedílnou součástí každého cyklu by mělo být ověření účinnosti opatření – ať už formou následného auditu, kontrolního rozhovoru nebo analýzy dat. Teprve pak lze říct, že audit skutečně splnil svůj účel.

Neustálé zlepšování procesu interních auditů

Interní audit je klíčovým procesem pro zlepšování.

I samotný proces interního auditu vyžaduje pravidelné vyhodnocování a zlepšování z hlediska dodržení plánů, ale hlavně z pohledu skutečného přínosu. Pomáhá audit organizaci růst? Odhaluje skutečné problémy? Vede ke zlepšování procesů a snižování rizik?
Výstupy z procesu interních auditů by měly být jedním ze vstupů pro přezkoumání systému řízení jakosti managementem společnosti.

Zpětná vazba od auditorů i auditovaných může být systematicky sbírána a využívána pro další zdokonalování metodiky auditu.

Důležitá jsou také pravidelná školení auditorů, která přispívají k jejich odbornému růstu a zvyšování efektivity auditů.

Závěrem

Správně řízené interní audity jsou významným nástrojem nejen pro řízení kvality, ale také pro strategické řízení společnosti. Dodržováním uvedených kroků lze výrazně zvýšit přínos auditů a využít je jako silný nástroj pro zlepšování.