Když slyšíte o procesním přístupu, možná si představíte složité diagramy a zdlouhavé postupy. Ale realita je mnohem jednodušší a praktičtější, než by se na první pohled mohlo zdát. Procesní přístup je základem moderního řízení kvality a jeho přínosy jsou nepopiratelné. Pojďme si jej podrobně rozebrat a pochopit, proč je tak důležitý pro efektivní řízení organizací všech velikostí.
Úvod do procesního přístupu podle ISO 9001
Procesní přístup je metodika, která se zaměřuje na rozpoznání a správu jednotlivých procesů organizace a jejich vzájemné propojení tak, aby vytvářely efektivní systém. Cílem je nejen splnit požadavky zákazníků, ale také maximalizovat hodnotu vytvořenou každým procesem. Tento přístup je základem normy ISO 9001 a slouží k tomu, aby systém managementu kvality byl efektivní a flexibilní, přičemž zajišťuje trvalé zlepšování výkonu organizace.
V praxi to znamená, že namísto toho, aby organizace řídila jednotlivé činnosti izolovaně, zaměřuje se na to, jak tyto činnosti vzájemně souvisí a jak mohou společně přispět k dosažení strategických cílů.
Procesní přístup umožňuje organizaci být lépe připravena na změny, ať už jde o nové tržní podmínky, změnu zákaznických požadavků, nebo o optimalizaci interních činností.
Na závěr tohoto odstavce bych chtěl zdůraznit, že procesní přístup se netýká pouze ISO 9001, ale měl by být základem v každé společnosti, jež implementovala jakýkoliv systém řízení jakosti.
Definice a cíle procesního přístupu
Proces je v podstatě sekvence činností, která má vstupy, výstupy a vytváří hodnotu. Procesní přístup se tedy zaměřuje na pochopení těchto procesů, jejich řízení a zlepšování. Hlavním cílem je zajistit, že každý proces přispívá k plnění požadavků zákazníků a dosažení cílů organizace.
Klíčovým nástrojem procesního přístupu je cyklus PDCA (Plan-Do-Check-Act), který umožňuje organizacím plánovat, implementovat, sledovat a neustále zlepšovat procesy. Tento cyklus poskytuje organizaci flexibilitu, aby mohla reagovat na nové výzvy a příležitosti. Důležitým prvkem je také přístup založený na rizicích, který organizacím umožňuje předvídat a minimalizovat potenciální problémy.
Cyklus PDCA v praxi:
- Plan (Plánuj): Definujte, jak by měl proces fungovat, jaké jsou jeho cíle a jaké zdroje bude potřebovat.
- Do (Dělej): Implementujte a používejte proces podle plánu.
- Check (Kontroluj): Sledujte výsledky a vyhodnocujte, zda proces funguje podle očekávání.
- Act (Jednej): Pokud je nutné provést změny nebo vylepšení, implementujte je.
Klíčové prvky procesního přístupu
Procesní přístup stojí na několika důležitých pilířích:
- Konzistentní plnění požadavků: Procesy jsou nastaveny tak, aby opakovaně dodávaly výsledky podle definovaných standardů (popsaných v politikách, standardních operačních postupech, pracovních instrukcích).
- Přidávání hodnoty skrze procesy: Každý proces by měl být navržen tak, aby přispíval k dosažení cílů organizace a zvyšoval její hodnotu. Tedy jednoduše řečeno, aby vedl k předpokládaným výstupům – těmi může být, dle konkrétního procesu) finální výrobek nebo třeba jen správně vyskladněný materiál připravený pro výrobu).
- Sledování a měření výkonu procesů: Pomocí vhodných ukazatelů je důležité neustále monitorovat, jak procesy fungují, a vyhodnocovat jejich efektivitu.
Klíčové je také, jak je zmíněno výše, zlepšování procesů na základě dat a faktických informací.
To umožňuje přijímat rozhodnutí, která jsou podložena realitou a nikoliv pouze intuicí.
Aplikace procesního přístupu v praxi
Implementace procesního přístupu začíná identifikací klíčových procesů v organizaci a jejich vzájemné interakce. To zahrnuje nejen hlavní výrobní nebo obchodní procesy, ale i podpůrné činnosti, jako je řízení zdrojů, školení zaměstnanců nebo interní komunikace.
Zjednodušeně musí být zahrnut každý proces, který se týká fungování společnosti nebo na dodání hotového výrobku nebo služby zákazníkovi.
Po identifikaci procesů je důležité stanovit vstupy a výstupy každého procesu, aby bylo jasné, co je třeba pro jejich fungování a co je očekávaným výsledkem. Vstupy mohou být externí (nakoupený materiál) nebo interní, a platí, že výstup z jednoho porcesu je vstup pro další proces (například nakoupený materiál v procesu nákupu je výstupem tohoto procesu a je vstupem pro proces příjmu materiálu a skladování).
K popisu procesů, vstupů a výstupů a jejich provázanosti slouží procesní mapy, které vizualizují průběh jednotlivých procesů a jejich návaznosti. To nejenže zlepšuje transparentnost, ale také pomáhá v identifikaci slabých míst, kde by mohlo docházet k plýtvání zdroji nebo nedostatkům.
Každý proces by měl mít jasně definované odpovědnosti a přiřazené zdroje, aby mohl být efektivně řízen. Bez těchto prvků se procesy často stanou neefektivními a neproduktivními.
Shrnuto a podtrženo je potřeba:
- Určit potřebné procesy pro systém managementu kvality a jejich aplikaci v celé organizaci. To zahrnuje definování vstupů a výstupů pro každý proces.
- Stanovit posloupnost a vzájemné vazby procesů, aby bylo zajištěno, že všechny procesy spolu efektivně spolupracují a přispívají k dosažení stanovených cílů.
- Stanovit kritéria a metody (včetně monitorování, měření a ukazatelů výkonnosti) pro sledování a zajištění efektivního fungování a řízení procesů.
- Přiřadit zdroje potřebné pro fungování jednotlivých procesů a zajistit, aby byly tyto zdroje dostupné.
- Přidělit odpovědnosti a pravomoci pro jednotlivé procesy tak, aby bylo jasně definováno, kdo je za co odpovědný a kdo má jaké rozhodovací pravomoci.
- Řešit rizika a příležitosti související s jednotlivými procesy v souladu s požadavky kapitoly ISO 9001 6.1 (akce na řešení rizik a příležitostí).
- Vyhodnocovat procesy a zavádět potřebné změny tak, aby procesy dosahovaly zamýšlených výsledků a podporovaly cíle organizace.
- Zlepšovat procesy a celý systém managementu kvality na základě hodnocení a analýzy výkonnosti procesů (viz cyklus PDCA).
- Uchovávat dokumentované informace jako důkaz, že procesy probíhají tak, jak byly naplánovány.
- Udržovat dokumentované informace potřebné pro podporu fungování procesů.
Výhody procesního přístupu
Hlavní výhodou procesního přístupu je, že pomáhá organizacím dosahovat lepších výsledků díky jasně definovaným a řízeným procesům. Mezi další výhody patří:
- Zlepšení efektivity a produktivity: Díky optimalizaci procesů se snižuje plýtvání časem i zdroji.
- Zvýšení transparentnosti: Procesní přístup umožňuje mít přehled nad procesy společnosti a umožňuje lepší sledovatelnost všech činností.
- Lepší řízení rizik: Při zavedení přístupu založeného na rizicích lze snáze identifikovat možné problémy dříve, než ovlivní výkon organizace (problém v jednom procesu nám, díky znalostem vztahů mezi procesy, umožní jednoduše identifikovat dopad na další procesy).
Procesní přístup a kontext organizace
ISO 9001 zdůrazňuje, že každý proces by měl být posuzován s ohledem na kontext organizace. To znamená, že při nastavení a řízení procesů je nutné zohlednit jak interní faktory (zdroje, schopnosti), tak externí faktory (tržní podmínky, požadavky zákazníků, legislativní normy). Toto vše je potřeba neustále sledovat a dle potřeby přizpůsobovat procesy aktuálním externím nebo interním požadavkům s ohledem na zaměření společnosti (například jiné požadavky na konkrétní procesy (například zákonné, případně dané specifickou normou) budou ve společnosti dodávající pro automobilový průmysl a jiné budou ve společnosti vyrábějící boty).
Například při změně tržních podmínek nebo zavedení nových předpisů bude organizace s dobře nastaveným procesním přístupem schopna rychle upravit své procesy tak, aby byly v souladu s novými požadavky.
Co si z toho vzít?
Procesní přístup je základem pro efektivní a účinné řízení organizace. Nejde jen o splnění požadavků „nějaké“ normy, ale o vytvoření systému, který je schopný neustále se zlepšovat, adaptovat na změny a poskytovat vyšší hodnotu jak pro zákazníky, tak pro organizaci samotnou. Implementace procesního přístupu může přinést organizacím nejen lepší výsledky, ale ve výsledku také větší konkurenční výhodu.
Procesní přístup musí tvořit každé společnosti, která to myslí vážně se systémem řízení jakosti.
Ať už jste malá firma nebo velká korporace, procesní přístup je nástroj, který vám pomůže dosáhnout vašich cílů efektivněji a udržitelněji.
Zdroj: ISO 9001:2015
